Как выбрать онлайн-кассу и не сломать голову?

Какие бывают онлайн-кассы

Сейчас в реестре онлайн-касс, соответствующих требованиям закона, более 100 моделей. Все онлайн-кассы можно разделить на три категории

Автономные кассы (переносные)

Простой вариант: старый добрый кнопочный аппарат, к которому добавили фискальный накопитель и модуль для интернет-связи

Новомодный вариант: кассовый терминал с сенсорным дисплеем и возможностью программирования номенклатуры товаров и услуг

Смарт-кассы

Современная онлайн-касса, представляет собой планшет с сенсорным дисплеем и встроенным принтером для печати чеков. На такую кассу можно установить программное обеспечение для автоматизации товарного учета

Фискальные регистраторы

По сути, это принтер для печати чеков, он не может работать самостоятельно и нуждается в управлении с головного устройства, таким устройством может быть компьютер, планшет или даже смартфон. Удобно, но дорого: надо купить и регистратор, и устройство, к которому его можно подключить

Что Вам потребуется учитывать при выборе онлайн-кассы

Подход «купить подешевле» здесь не сработает. Онлайн-кассы делают легче работу кассирам и помогают больше зарабатывать предпринимателям

Есть шесть критериев, на которые стоит обратить внимание при выборе кассы:

1. Тип соединения при отправке информации онлайн-кассой

Чтобы отправлять все данные о расчётах в торговой точке оператору фискальных данных, кассе нужен выход в Сеть. Подходящие решения есть для каждого вида связи

Проводной интернет

Отличный вариант для стационарной торговли. Такой тип соединения поддерживают автономные кассы, фискальные регистраторы и некоторые смарт-терминалы

Wi-Fi

Подходят и для мобильной, и для стационарной торговли. С этими видами связи дружат смарт-терминалы, а для автономных касс и фискальных регистраторов надо докупить модуль связи. Для работы онлайн-кассы достаточно тарифа с 1 ГБ в месяц и 256 Кбит/с

GSM – соединение, мобильный интернет

Если с интернетом всё плохо, покупайте онлайн-кассу, которая оснащена sim-картой и может отправлять информацию в ИФНС по сотовой связи

2. Количество наименование товаров или услуг

Связь с выбором кассы тут простая. Пункт 4.7 54-ФЗ гласит, что в кассовом чеке обязательно должно быть наименование проданного товара

За оформление неправильных чеков полагается штраф:

• для должностных лиц — от 1 500 до 3 000 руб

• для юридического лица — от 5 000 до 10 000 руб

​​Если вы торгуете ограниченным списком товаров или услуг (до 50-ти)

Небольшому магазину хватит возможностей кнопочной автономной кассы. Сама она наименование товара не печатает, но есть лайфхак: вносите товары в номенклатуру кассы и присваиваете код каждому наименованию. При продаже кассир вбивает код —  в чеке появляется нужное наименование. В целом неудобно, но терпимо

Впрочем, ФНС готовит сюрприз для предпринимателей: планируется введение единой базы, куда производители будут вносить данные о выпущенных товарах — своего рода аналог ЕГАИС, только не для алкоголя. Торговые организации должны будут добавлять эти данные в перечень продающихся товаров, выгружая их из общей базы. Без подключения к базе торговля будет считаться незаконной

С 2019 года обязательной маркировке подлежат одежда, постельное белье, обувь, табачная продукция, духи и туалетная вода, шины и покрышки, фотокамеры. Автономные кассы технически не могут загружать данные по таким правилам, так что рано или поздно придётся менять их на смарт-терминалы или кассы с фискальным регистратором

Если вы торгуете большим списком товаров или услуг (более 50-ти)

Чем больше ассортимент, тем проще должны быть приёмка, продажа и учёт. Такое по плечу смарт-терминалам и кассам с фискальным регистратором.

Со смарт-терминалами можно добавлять товары в перечень автоматически, загрузив в кассу документ Excel с ассортиментом товаров либо услуг.

Если ваша смарт-касса оснащена сканером штрих-кодов,  можно и вручную ввести ассортимент, сканируете штрих-код, касса находит товар в глобальном справочнике товаров, заведённых в систему, и вносит его в перечень. При продаже товары удобно искать, сканируя штрих-код, а самые популярные позиции стоит вынести на главную панель кассы

3. Мобильная или стационарная касса?

Мобильная касса работает от аккумулятора, стационарная — от сети. Если в магазине бывают перебои с электричеством, мобильная касса лучше. Впрочем, если свет отключают редко и ненадолго, подойдут и стационарные кассы со встроенным аккумулятором

Если вы продаёте крупногабаритные или тяжелые товары, мобильная касса существенно облегчит жизнь кассиру и покупателям: можно не носить громоздкие товары к кассе, а сканировать штрих-код в торговом зале.

Мобильные кассы пригодятся курьерам и при разъездной торговле и доставке товаров

4. Покупательский трафик и дополнительное оборудование для онлайн-кассы

Большая очередь для владельца магазина, может быть, будет и приятным  зрелищем, но покупателей очередь отпугнет. Обслуживание на кассе должно занимать минимум времени. Чтобы не вбивать каждый товар вручную, потребуется сканер штрих-кодов, что бы принимать банковские карты покупателей потребуется банковский терминал

Кассы так же делятся на три категории в зависимости от скорости печати:

• с низкой скоростью печати — до 90 мм в секунду

• со средней скоростью — от 90 до 150 мм в секунду

• с высокой скоростью — от 150 мм в секунду

Быстрые кассы подходят для супермаркетов, небольшому магазину хватит более дешёвой кассы со средней скоростью печати

При выборе онлайн-кассы  выбирайте кассу с максимально возможным количеством разъемов, для соединения периферийного оборудования:

• денежного ящика

• сканера шрих-кодов

• весов

• банковского терминала и т.д.

Если не хотите путаться в проводах и заниматься интеграцией периферии, выбирайте модели онлайн-кассы со встроенным в корпус кассы дополнительным оборудованием

5. Вид деятельности магазина

Продажа непродовольственных товаров

Можете выбирать любую приглянувшуюся кассу — закон никаких дополнительных требований не предъявляет

Продажа товаров, подлежащих ветеринарному контролю

Это мясо и мясные изделия, рыба, молочная продукция. Тут нужны кассы, поддерживающие работу с ФГИС «Меркурий»

Продажа алкоголя

Поступление и продажу спиртных напитков надо фиксировать в ЕГАИС. Значит, касса должна иметь универсальный транспортный модуль для передачи информации, 2D-сканер для акцизных марок и товароучетную программу, которая дружит с ЕГАИС. Под эти требования подходят смарт-терминалы и кассы с фискальным регистратором

6. Количество торговых точек

Для управления сетью магазинов нужно автоматизировать торговые процессы и ввести единый учёт товаров. Что бы это сделать, подключите кассы к товароучетной системе — такая возможность есть у смарт-терминалов и касс с фискальным регистратором. В системе можно следить за количеством товара в каждом магазине, делать закупки, определять неликвид и самые ходовые позиции, контролировать работу кассиров и формировать бухгалтерскую отчётность

Товароучетные системы бывают коробочными и облачными. Облачные — это более простой вариант: их проще устанавливать, настраивать и обслуживать. С облачными решениями предприниматель может следить за выручкой, средним чеком и временем открытия или закрытия магазина даже со смартфона

Вывод:

Правильно подобранная Вами онлайн-касса поможет зарабатывать больше!

Закажите кассовый аппарат у нас