Как зарегистрировать онлайн‑кассу в налоговой. Пошаговая инструкция | БИЗНЕС-РЕГИСТРАТОР

Кому необходимо регистрировать кассу в налоговой

Обязанность есть у всех, кто должен применять контрольно-кассовую технику. Это следует из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). В ней сказано: применение ККТ — это совокупность действий с использованием кассовой техники, включенной в специальный реестр и зарегистрированной в установленном законом порядке. Таким образом, использование кассы подразумевает ее регистрацию

Самый простой способ поставить ККТ на учет — зарегистрировать ее онлайн через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого придется пройти несколько шагов

Шаг 1. Приобрести электронную подпись и заключить договор с ОФД

Договор с оператором фискальных данных (ОФД) нужен всем пользователям онлайн-касс. Исключение предусмотрено только для случая, когда торговля ведется на территориях, где нет интернета. Такие местности внесены в списки, утвержденные региональными властями (п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ)

Квалифицированная электронная подпись тоже необходима. С ее помощью владелец кассы в процессе ее регистрации будет обмениваться сведениями с налоговиками

Шаг 2. Подать заявление в ФНС

Этот шаг можно условно разбить на несколько этапов.

Создание личного кабинета

Прежде всего, на сайте ФНС необходимо создать личный кабинет юридического лица или индивидуального предпринимателя. В кабинете найти раздел «Учет контрольно-кассовой техники», а в нем — вкладку «Зарегистрировать ККТ».

Указание общих параметров

Далее программа предложит вручную заполнить параметры заявления. Необходимо указать:

адрес места установки кассы (нужно выбрать из справочника ФИАС)
наименование места установки кассы (название торговой точки)
модель ККТ

Плюс к этому надо заполнить поле «Заводской номер ККТ». Этот номер можно скопировать из паспорта кассы. Еще одно поле для заполнения — «Заводской номер фискального накопителя»

Сразу запустится автоматический поиск в реестре ФНС, где указаны все номера и модели. Программа определит, значится ли в реестре аппарат с таким номером, и если значится, то на кого записан

Организация или ИП может заранее проверить сведения о кассе и ФН при помощи специальных сервисов на сайте ФНС (https://www.nalog.ru/css/check_kiz/checkKKT.html и https://www.nalog.ru/rn77/service/check_fn/)

Указание особых параметров применения онлайн-кассы

Следует поставить галочки напротив тех параметров, которые подходят для той или иной ситуации

Приведем пример. Допустим, ККТ будет установлена на территории без интернета (из утвержденного регионального перечня). Тогда нужно поставить галочку в строке «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме»

Выбор ОФД из перечня

Договор с оператором фискальных данных уже заключен. Поэтому на данном этапе достаточно выбрать нужного ОФД из списка, предложенного программой. Затем нажать «Подписать и отправить», и заявление уйдет на проверку

Шаг 3. Провести фискализацию ККТ

Фискализация заключается в том, чтобы ввести в кассовый аппарат параметры регистрации, распечатать специальный отчет, и передать данные из отчета в налоговую инспекцию

К параметрам, которые необходимо ввести в онлайн-кассу, относятся:

регистрационный номер ККТ (он появляется в отдельном окошке после того, как проверка заявления успешно завершена)
сведения об организации или ИП (в частности, ИНН)
сведения об операторе фискальных данных

Для ввода следует использовать утилиту фискализации, которая обычно входит в пакет программного обеспечения кассы.

Примечание. Ошибиться при вводе ИНН и регистрационного номера ККТ ни в коем случае нельзя. Если хотя бы одна цифра указана неверно, фискальный накопитель становится недействующим. Использовать его запрещено. Исправить ситуацию, к сожалению, уже не удастся

Далее нужно, чтобы ККТ напечатала отчет о регистрации. В нем появятся параметры фискализации. Их следует ввести в окошко «Отчет о регистрации ККТ» в личном кабинете на сайте ФНС. Там же нужно указать номер и дату фискального документа, затем нажать «Подписать и отправить» (подробнее см. ниже).

Примечание. Фискализацию необходимо осуществить в определенные сроки. Ввести параметры регистрации в ККТ следует не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подачи заявления о регистрации. А передать сведения в налоговую — не позднее одного рабочего дня, следующего за днем получения от ФНС регистрационного номера кассы. Это закреплено в пункте 3 статьи 4.2 Закона № 54-ФЗ. Если сроки пропущены, то пользоваться фискальным накопителем нельзя. Но, возможно, его удастся обнулить в сервисном центре, а потом заново провести регистрацию

Как узнать, что фискализация пройдена успешно? По наличию карточки регистрации, которая поступит в электронном виде в личный кабинет на сайте ФНС. Карточка должны быть подписана усиленной электронной подписью ФНС

Шаг 4. Ввести параметры регистрации на сайте ОФД

Осталось совершить последнее действие — зайти в личный кабинет, открытый на сайте оператора фискальных данных, и зарегистрировать свою ККТ. Для этого придется еще раз ввести данные из отчета о регистрации. После этого кассу можно использовать в работе

Отчет о регистрации ККТ

Чуть подробнее расскажем про отчет о регистрации ККТ. Это документ, который кассовый аппарат распечатывает в процессе фискализации — после того, как в кассу ввели регистрационный номер и прочие сведения

Как выглядит отчет? Как обычный кассовый чек, где сверху выбито «ОТЧЕТ О РЕГИСТРАЦИИ». Отдельной строкой указаны параметры фискализации, которые представляют собой последовательность из 10 цифр. В чеке они обозначены как ПД или ФПД. Именно их нужно передать в налоговую, чтобы завершить фискализацию (см. табл.)

Где смотреть номер фискального документа

Номер фискального документа содержится в отчете о регистрации (в чеке). Это не что иное, как порядковый номер чека. При завершении фискализации его нужно указать в личном кабинете на сайте ФНС в окошке «Отчет о регистрации ККТ» (см. табл.)

Как заполнить окошко «Отчет о регистрации ККТ» на сайте ФНС при завершении фискализации кассы

Фискальный признак - 10 цифр, которые обозначены в чеке «ПД» или «ФПД»
Дата, время получения фискального признака - дата и время, выбитые на чеке
Номер фискального документа - Порядковый номер фискального документа (чека), который часто обозначают «ФД» или «ФД№» или «ФДН». У отчета о регистрации, как правило, порядковый номер 1

Штрафы

За применение онлайн-кассы, которая не поставлена на учет или зарегистрирована неправильно, полагается штраф: